Članak

Vrhunski vodič za planiranje povlačenja vaše tvrtke u vinsku zemlju Kalifornije

Kao potpredsjednik korporativne i grupne prodaje za WineCountry Media - koja je vlasnik i vodi NapaValley.com , Sonoma.com , i WineCountry.com - Pomogao sam tvrtkama iz cijelog svijeta u planiranju njihovih korporativnih i grupnih sastanaka, povlačenja i događaja u kalifornijskoj Vinskoj zemlji. I svaki put postoje važne stavke na koje ove tvrtke nisu smislile prije nego što su me kontaktirale u vezi s predstojećim sastankom ili povlačenjem.

Stoga želim podijeliti svojih 14 glavnih razmatranja koje bi izvršni direktor, izvršni pomoćnik ili organizator događaja trebao imati na umu prilikom planiranja korporativnog povlačenja u kalifornijsku Vinsku zemlju. Moj privatni, borbeni sezonski kontrolni popis za stvaranje uspješnog povlačenja u Vinskoj zemlji kako biste zaradili pohvale od svojih kolega i učinili da izgledate kao profesionalni organizator sastanka.

Odmah zatim: Ukopajmo se. Ispod je stvarni upitnik koji koristim za svakog novog korporativnog klijenta, onog kojeg sam usavršio u radu s širokim spektrom tvrtki i usluga koje su njima i njihovim zaposlenicima potrebne nakon što stignu. Do zadnjeg pitanja, dobro ćete shvatiti kada, gdje, što i kako je potrebno za planiranje vašeg sljedećeg uspješnog događaja tima iz Vinske zemlje.


Upitnik




# 1. Koja je svrha vašeg događaja?

Od 10 najčešćih vrsta događaja u tvrtki , pomaže vam znati točno u koju kategoriju spada vaš događaj, tako da prodavači u hotelima i odmaralištima Wine Country znaju kako u skladu s tim odgovoriti na RFP (Zahtjev za prijedlog). Primjerice, sastanak rukovoditelja ili seminar za tim zaposlenika najvjerojatnije će se održati u zatvorenom, često u sobi za sastanke bez prozora kako bi se izbjeglo ometanje, dok bi se timska večera s poticajnim putovanjima mogla održati na otvorenom u vinogradu ili u vinskoj špilji. Navođenje ispravne oznake na vašem događaju na početku moglo bi spriječiti višestruke probleme kasnije.



# 2. Koliko je velika vaša grupa?

Imajte na umu da većina hotela i odmarališta u Vinskoj zemlji smatra da je 10 osoba minimalna veličina „grupe“. Bilo koja veličina manja od ove, najvjerojatnije vam neće donijeti pogodnosti grupne rezervacije. Ako ne znate točnu veličinu svoje zabave, to je u redu - hoteli to očekuju i pružit će kupcima slobodu za nenaplaćene sobe.

Jednom kada znamo procijenjeni broj u vašoj grupi, tada ga podudaramo s najprikladnijim hotelom ili odmaralištem Wine Country. Manje grupe imaju tendenciju da se bolje podudaraju s malim do srednjim objektima, a jedinstvena usluga koju pružaju često je osobnija, dok velika odmarališna svojstva mogu vam uštedjeti tisuće troškova prijevoza tako što u vašem posjedu imaju sve što vaše grupe žele ili trebaju : restorani, toplice, degustacija vina, pa čak i kuglana na Odmaralište i lječilište Meritage .



# 3. Je li vaša grupa već bila u Vinskoj zemlji? Ako jeste, gdje ste odsjeli?

Nerijetko je slučaj da koordinatori grupnih događaja kažu da žele ostati u dolini Napa, a zatim na kraju ostati u okrugu Sonoma, čak i kad nisu imali pojma da je čak i mogućnost organiziranja povlačenja u okrugu Sonoma (obično je to prosječni hotel u dolini Napa cijena sobe koja ih pomaže uvjeriti). Ako je klijent ranije bio u Vinskoj zemlji, tada obično imaju jasnu ideju gdje želi biti domaćin svog događaja. A znajući gdje su odsjeli i objedovali, daje nam do znanja da ne šaljemo RFP-ove na ista mjesta, osim ako to izričito ne zatraže.




# 4. Želite li ostati u dolini Napa ili okrugu Sonoma?

Otprilike 90% klijenata korporativnih događaja kaže da žele ugostiti svoje povlačenje u dolini Napa, ali kad se preporučuje i županija Sonoma, obično su tome otvoreni kao opcija. Ono što obično određuje njihovo konačno odredište je trošak: Hotelska soba u okrugu Sonoma obično je oko 30% manja od doline Napa, a većina ljudi dahće kad čuje prosječnu cijenu cijene ljetnih vikend soba u dolini Napa.



# 5. Koliko soba će vam trebati za vašu grupu?

Ovo pitanje često izaziva smijeh. Pomisao da rukovoditelji tvrtki dijele hotelsku sobu prilično je zabavna za izvršne pomoćnike. Ali iznenadili biste se koliko često to spotiče osobu zaduženu za planiranje korporativnog događaja. Želi li tvrtka uštedjeti novac timom koji dijeli sobe? Hoće li neko od osoblja htjeti dovesti svoje partnere (ili može)? Pored proračuna, imati jasnu predodžbu o tome koliko će vam soba trebati jedan je od najvažnijih čimbenika rezervacije odmora tvrtke.




# 6. Koji je vaš datum dolaska i odlaska?

Standardni industrijski odgovor na ovo pitanje je davanje datuma dolaska i datuma odlaska u ovom formatu: Dolazimo u srijedu, 3. ožujka, a odlazimo u nedjelju, 7. ožujka. Samo je rec da je trodnevno povlačenje nejasno i kada je riječ o rezervaciji događaja od 40.000 USD, jasnoća je ključna. Ako ne znate točne datume boravka vaše grupe, prodavač hotela može vam dati samo procjenu troškova i vjerojatno neće imati blok soba za vas. Nije prekid sporazuma, ali jasan datum dolaska i odlaska olakšat će svima posao.

I FYI, mnogi hoteli i odmarališta Wine Country imaju minimalno 2 noćenja vikendom, pa ako vaše poslovno povlačenje završi u subotu, možda će vam biti naplaćena i subota navečer. A budući da je Wine Country tako popularno odredište za turiste vikendom, rezervacija vašeg događaja od nedjelje do četvrtka mogla bi vam uštedjeti tisuće dolara.



# 7. Je li vaš datum dolaska i odlaska fleksibilan?

Iako je korisno da datumi putovanja budu postavljeni u kamenu, to nije presudno. Hoteli i odmarališta često pitaju jesu li datumi vaših grupnih događaja fleksibilni jer se ponekad prodaju na te određene datume ili čak samo prvi ili zadnji dan. Govoreći da ste dobro s ponedjeljkom-utorkom ili utorkom-srijedom, prodavaču hotela pruža puno više slobodnog prostora.



# 8. Koji je vaš procijenjeni proračun?

Iznenadit ćete se koliko često novi klijent grupnih događaja nema odgovor na ovo pitanje, bilo zato što nije dobio proračun, ili nas korporacija kontaktira kako bismo utvrdili koliki bi trebao biti njihov proračun. Procjena proračuna nije presudna, ali vrlo korisna za određivanje kalibra, vremena i lokacije hotela ili poslovnog mjesta za povlačenje. Za prosječno grupno događanje (hotel, prostor za sastanke + F&B + A / V, prijevoz, obroci), minimalno 500 USD po osobi po noći dobro je mjesto za početak.


Što se tiče proračuna, riječ koju biste željeli imati u svom leksikonu je 'koncesije', što je hotelski žargon za besplatne novine. Iako za vas ne pregovaramo o grupnim cijenama, hotel ili mjesto sastanka često će ponuditi dodatne ustupke našim klijentima jer toliko često radimo s njima. Ukratko, rezervacijom vašeg poslovnog događaja putem nas uštedjet ćete novac, a traženje dodatnih ustupaka - poput mahanja odmarališnom naknadom ili Wi-Fi pristojbom - uštedjet će vam još više novca.



# 9. Koliko se stadion troši na cijene soba?

Ako klijent korporativnog događaja nema na umu proračun, gotovo uvijek imaju osnovnu ideju koliko žele potrošiti na sobu po noći. Cijene soba za grupe obično su niže od stopa 'slobodnih putovanja', a cijene od nedjelje do četvrtka gotovo su uvijek daleko jeftinije od cijena vikendom, jer je Wine Country popularno odmaralište za vikend.

Znanje koliko ste spremni potrošiti na hotelsku sobu vrlo je korisno u određivanju koji hoteli najbolje odgovaraju vašoj grupi. U donjem dijelu ljeta, očekujte da ćete platiti oko 250 dolara po sobi u sobi u okrugu Sonoma. Za luksuzno imanje u dolini Napa tijekom glavne sezone očekujte minimalno plaćanje oko 500 do 600 američkih dolara po sobi.



# 10. Hoće li vam trebati i prijevoz?

Opet, iznenadili biste se koliko ljudi koji imaju zadatak sastaviti povlačenje tvrtke ne uzimaju u obzir troškove prijevoza, kako iz zračne luke, tako i izvan hotela. Vrlo mali broj hotela u Vinskoj zemlji ima direktnu uslugu prijevoza iz zračnih luka San Francisco i Oakland (Vinska zemlja Doubletree Sonoma rijetka je iznimka), pa ako vam je potrebna vožnja od zračne luke ili do vinarije iz vašeg hotela, trebate unaprijed rezervirati prijevozničku tvrtku. U tvrtki WineCountry udružili smo se s nekoliko lokalnih prijevozničkih tvrtki i rado ćemo vam preporučiti najbolje mjesto za vašu grupu.



# 11. Hoće li vam trebati prostor za sastanke? Ako da, koje dane trebate rezervirati prostor za sastanke i za koliko osoba? Hoće li vam trebati audio / video i F&B? Ima li vaša grupa neke druge potrebe?

Gotovo za svaki korporativni ili grupni događaj potrebna je neka vrsta prostora za sastanke ili sale za sastanke, bilo u hotelu ili u vinariji. Pitanja na koja želite unaprijed odgovoriti uključuju: Za koliko osoba? U kojem razdoblju tijekom dana? Hoće li vam trebati usluga hrane i pića? Želite li posluženi alkohol (kao u vinariji)? Hoće li vam trebati audio / video oprema? Kako želite da stolovi i stolice budu uređeni? Hoćete li imati kakve sesije?

Tipični troškovi najma prostora za sastanke uvelike se razlikuju u Vinskoj zemlji. Imamo neke hotelske partnere koji često mašu naknadom za prostor za sastanke (obično ako se klijent složi s minimalnom naknadom za uslugu i hranu), dok drugi naplaćuju minimalne četveroznamenkaste troškove. Ako ćete tražiti ustupke, naknada za prostor za sastanke dobro je mjesto za početak.



# 12. Hoće li vam trebati pomoć oko dogovora za ručak ili večeru?

Za većinu korporativnih i grupnih događaja koji se održavaju u dolini Napa i okrugu Sonoma, ručak je uključen u naknadu za hranu i doručak u prostoru za sastanke, bilo kao ručak u obliku kutije ili kao švedski stol, bilo u sobi za sastanke ili u hodniku. Ako vi i vaši suradnici želite ručati ili večerati daleko od hotela, rado ćemo vam ponuditi preporuke (ovdje smo svi snobovi hrane, pa vas nećemo pogrešno usmjeravati). Jedna od popularnih mogućnosti je grupna večera u vinariji, bilo izvan vinove loze ili u vinskoj špilji, kao što je fantastično iskustvo ručavanja u špilji u Vinogradi Pine Ridge u dolini Napa.

Imajte na umu da ćete, ako se restoran ili vinarija ne nalaze na pješačkoj udaljenosti - jedan od sjajnih razloga za rezervaciju hotela u centru grada - vjerojatno trebati unajmiti prijevozničku tvrtku ako želite putovati kao grupa, koja može skupo poskupjeti. Uber i Lyft su dostupni u cijeloj Vinskoj zemlji.



# 13. Hoće li vam trebati pomoć u organiziranju aktivnosti, poput kušanja vina?

Kad u Rimu, zar ne? Gotovo svaki korporativni i grupni događaj za koji pomažemo uključuje posjet jednoj ili više vinarija radi degustacije, a preporuka vinarija naša je specijalnost. Kao i kod objeda u restoranu izvan mjesta, imajte na umu da ćete, ako se vinarija koju želite posjetiti ne nalazi na pješačkoj udaljenosti, vjerojatno trebati unajmiti prijevozničku tvrtku ili uslugu dijeljenja vožnje. I premda možda samo kušate vino na malo gutljaja, iznenadit ćete se koliko brzo razina alkohola u krvi može porasti i iznad, 08%.



# 14. Jeste li zainteresirani za druge aktivnosti osim degustacije vina, poput team building natjecanja u kuhanju?

Uz degustaciju vina, u Wine Countryu su na raspolaganju i deseci drugih aktivnosti kojima možemo pomoći u organizaciji vašeg grupnog događaja, od biciklističkih tura Sip-n-Cycle do gurmanskih jela i obilazaka vina, team building događaja (natjecanja u kuhanju zaista su popularna ), satove miješanja vina i pješačke ture po vinogradu. Da biste pogledali širok spektar zabavnih aktivnosti Wine Country-a za svoju grupu, pogledajte Iskustva WineCountry .


Ako ste stigli do kraja ovog članka, čestitamo! Sada imate sve odgovore za organiziranje zabavnog i plodnog korporativnog ili grupnog događaja u kalifornijskoj Vinskoj zemlji. Sljedeći je korak nazvati me na (415) 518-1402 ili mi poslati e-poštu na matt@winecountry.com . Ne samo da ću vam pomoći da pronađete idealna mjesta za vaš sljedeći korporativni događaj ili timski događaj, već ću vas kontaktirati s pravom osobom s kojom trebate razgovarati - a vjerojatno ću vam i uštedjeti novac.

Na kraju, jesam li spomenuo da je naša usluga preporuka i preporuka besplatna? Od naših hotelskih partnera zarađujemo malu proviziju za naknadu za sobu, ali hotel pokriva taj trošak, a ne vi. Stoga stvarno nema razloga da ne koristimo našu službu preporuka i preporuka za korporativne i grupne događaje u dolini Napa i okrugu Sonoma.


- Vodič za kušanje vina poput profesionalaca -

- 9 najboljih vinskih hotela koje treba posjetiti u 2018. godini -


Preporučeno